Tips & Trik! 4 Kiat Jitu Untuk Mengatasi Email Yang Berlebih (Overload)

Tips & Trik – 4 Kiat Jitu Untuk Mengatasi Email Yang Berlebih (Overload)

Ini biasanya bukan waktu yang paling produktif untuk menghabiskan beberapa jam sehari untuk berkomunikasi. Idealnya, alat komunikasi seperti email memungkinkan Anda melakukan pekerjaan terbaik Anda dan bukan sebaliknya.

Sayangnya, email telah menjadi bentuk komunikasi yang mencakup segalanya yang dapat dengan mudah menghidupkan hari Anda, merampas waktu dan produktivitas Anda.

Dalam artikel ini, kami menyajikan beberapa strategi dan alat praktis untuk mengatasi kemacetan email.

Apa itu Kelebihan Email Dan Bagaimana Pengaruhnya Terhadap Produktivitas?

Kemacetan email berarti ketidakmampuan untuk mengikuti jumlah email yang Anda terima atau kirim. Ini terjadi ketika ada lebih banyak pesan di kotak masuk Anda daripada yang dapat Anda tangani secara wajar.

Jadi apa saja tanda-tanda bahwa email sedang berjuang dengan Overload?

1. Anda merasa seperti Anda terus-menerus berada di belakang email Anda dan sepertinya tidak pernah bisa mengejar ketinggalan.
2. Anda stres setiap kali Anda memeriksa email Anda karena Anda harus menangani banyak pesan.
3. Anda mendapatkan terlalu banyak email tindak lanjut karena Anda kesulitan mengikuti pesan Anda.
4. Anda merasa sangat perlu untuk terus memeriksa email Anda, bahkan jika Anda sibuk dengan aktivitas lain atau mencoba bersantai di rumah.

Anda tidak sendirian jika Anda menunjukkan beberapa gejala ini. Kemacetan email adalah masalah umum bagi banyak orang, tetapi bagaimana kita bisa sampai di sini? Ada beberapa alasan mengapa kemacetan email menjadi perhatian, yang paling signifikan adalah penerimaan email secara luas sebagai sarana utama komunikasi internal di tempat kerja.

Situasi ini semakin memburuk dengan perluasan tenaga kerja jarak jauh karena interaksi pribadi telah menjadi komunikasi email. Last but not least, budaya kerja real-time, selalu aktif berarti orang diharapkan selalu siap untuk menanggapi email, bahkan di luar jam kerja.

Semua faktor ini telah menyebabkan orang menghabiskan lebih banyak waktu untuk email, dengan sejumlah konsekuensi negatif, termasuk:

1. Tingkat stres meningkat
2. Sulit untuk berkonsentrasi
3. Kesulitan dalam memenuhi tenggat waktu
4. Perasaan kelebihan beban yang meningkat
5. Penurunan produktivitas karena perubahan konteks.

Konsekuensi ini tidak terbatas pada individu karena mereka dapat memiliki efek limpahan pada tim atau perusahaan. Jadi, bagaimana Anda dapat memerangi kemacetan email dan mendapatkan kembali kendali atas waktu dan produktivitas?

Tips Atau Kiat Jitu Untuk Mengatasi Email Yang Terlalu Berlebih

1] Aktivitas Email Batch

Pengelompokan tugas adalah teknik produktivitas yang efektif yang melibatkan pengelompokan tugas serupa dan menyelesaikannya dalam kerangka waktu tertentu. Anda juga dapat menerapkan pendekatan ini ke email dengan mengelompokkan semua aktivitas terkait email ke dalam slot waktu tertentu.

Karena membaca atau membalas email tidak selalu merupakan tugas yang menuntut mental, Anda dapat mengatur waktu di luar jam produktif, seperti pagi atau sore hari, tergantung pada kronotipe Anda. Strategi ini dapat membantu Anda menghindari godaan untuk terus-menerus memeriksa email Anda dan terjebak dalam angin puyuh email.

Anda dapat menggunakan aplikasi yang diberi stempel waktu, seperti Google Kalender, untuk menonaktifkan aktivitas email. Anda juga dapat menyesuaikan notifikasi email agar hanya muncul selama durasi aktivitas email.

2] Berhenti Berlangganan Dari Email Yang Tidak Perlu

Semua buletin dan email promosi yang mengganggu yang Anda daftarkan selama bertahun-tahun yang lalu tetapi tidak pernah dibaca dapat menjadi sumber kelebihan email yang signifikan. Berhenti berlangganan email ini dapat mengurangi kemacetan kotak masuk.

Ada beberapa cara untuk berhenti berlangganan email, tetapi yang paling umum adalah tautan “berhenti berlangganan” di bagian bawah email. Namun, jika Anda telah mendaftar untuk ratusan email, berhenti berlangganan satu per satu bisa menjadi tugas yang menakutkan. Dalam hal ini, ada sejumlah alat yang dapat membantu Anda mengatur email, termasuk Unroll.me, yang memungkinkan Anda berhenti berlangganan email secara massal hanya dengan beberapa klik.

Terakhir, Anda dapat mengatur akun email terpisah untuk pesan promosi guna mengurangi kepadatan kotak masuk utama Anda. Ini membatasi akses ke alamat email utama / kantor Anda hanya untuk pesan penting.

3] Siapkan Filter Email

Filter mengelola email Anda secara efisien dengan mengatur pesan Anda secara otomatis ke dalam folder tertentu berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, Anda dapat menyiapkan filter yang secara otomatis menghapus email dari pengirim tersebut sebelum mencapai kotak masuk Anda.

Filter membantu Anda mengelola email dengan lebih efisien:

1. Ini membantu untuk menjaga organisasi terorganisir.
2. Mencegah email yang tidak relevan memenuhi kotak masuk.
3. Ini memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat berdasarkan kriteria tertentu.

Anda dapat mengatur filter di klien email Anda; misalnya, Anda dapat memanfaatkan filter Gmail pintar ini atau menggunakan layanan pemfilteran email seperti SaneBox.

4] Penggunaan Sarana Komunikasi Lain

Idealnya, email tidak boleh menjadi satu-satunya alat komunikasi di tempat kerja. Anda dapat menggunakan email untuk tujuan tertentu, seperti memperbarui klien dari proyek atau menyediakan konten berdurasi panjang.

Dalam banyak kasus dimungkinkan untuk menggunakan alat komunikasi internal lainnya, seperti:

1. Slack adalah aplikasi perpesanan tempat kerja yang memungkinkan Anda berkomunikasi dengan kolega dan tim. Anda dapat menggunakannya untuk berbagai tujuan, seperti berbagi file, obrolan grup, dan membuat saluran untuk proyek tertentu.
2. Twist adalah alat komunikasi asinkron yang memungkinkan rekan kerja untuk bertukar pesan tanpa memberikan tekanan atau menunggu tanggapan segera. Ideal untuk tim yang ingin mengatasi gangguan terus-menerus karena pemberitahuan dan ingin lebih mengontrol waktu mereka.
3. Asana adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda melacak kemajuan tugas, berbagi file, dan berkomunikasi dengan anggota tim. Alat yang sangat baik untuk pekerjaan berbasis proyek atau untuk tim yang perlu bekerja sama dalam tugas.
4. Spike adalah solusi email lengkap yang dapat membantu Anda mengatasi kemacetan email dan meningkatkan produktivitas. Dengan Spike, Anda dapat mengintegrasikan semua akun email yang ada, mengatur kotak masuk, berkolaborasi dengan kolega, dan banyak lagi.

Ambil Kembali Kendali Kotak Masuk Anda Untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Kemacetan email bisa menjadi pembunuh produktivitas utama. Namun, dengan menggunakan strategi dan alat yang dijelaskan dalam artikel ini, Anda dapat mengurangi kekacauan di kotak masuk dan mendapatkan kembali kendali atas komunikasi email Anda, sehingga meningkatkan produktivitas Anda.

 

 

 

Sumber: makeuseof.com

Originally posted 2022-04-16 22:35:58.